Vacancy Dublin Venue Logistics Coordinator – Championnat d’Europe de Football 2020

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Information sur l'emploi

Projet UEFA EURO 2020: Logistique des sites

Profession: Coordinateur de la logistique des sites de Dublin

Temps plein: 100%

Date de début: 06/05/2021

Date de fin: 07/07/2021

Mission du projet

La mission du projet Venue Logistics (VLOG) est de gérer les bureaux des sites et de superviser les besoins de service du personnel sur place, fournissant ainsi un service logistique complet sur les sites de l'UEFA EURO 2020.

Formé et soutenu sur place par le LOS et le Responsable Logistique des Sites, le Coordinateur Logistique des Sites LOS sera basé dans les bureaux principaux du site. Ils travailleront avec le responsable de la logistique des sites, les assistants logistiques des sites de LOS, des bénévoles et d'autres membres clés du personnel pour s'assurer que le stade et ses environs sont prêts à recevoir toutes les personnes impliquées dans le tournoi.

L'équipe Venue Logistics sera chargée de superviser la mise en place et le fonctionnement des différents bureaux de l'EURO, de prendre livraison du mobilier et des fournitures de bureau, contribuant ainsi à transformer chaque stade en un lieu opérationnel de l'EURO. L'équipe supervisera également les besoins logistiques quotidiens sur place pour le personnel, y compris l'hébergement, les uniformes, les zones de transport et de pause, et gérera les responsabilités générales du bureau, telles que le dépannage, le stockage des bureaux et l'utilisation de la petite caisse.

Principales responsabilités

Le rôle du coordonnateur de la logistique des sites de LOS est de fournir un soutien de haut niveau dans tous les domaines des responsabilités de l’équipe de logistique des sites. Ces responsabilités comprennent:

  • Gérer la livraison, la mise en place et la collecte post-événement du mobilier de bureau; vérifier et mettre à jour l'inventaire du mobilier; gestion des dommages et des pièces de rechange
  • Distribuer le kit de bureau «de démarrage» contenant des fournitures de bureau pour tous les bureaux du site; superviser la commande, le stockage et la distribution des réapprovisionnements
  • Superviser la livraison, le tri et le stockage (en liaison avec l'équipe de livraison et d'entrepôt des sites) des uniformes et des dossards du personnel de l'EURO 2020; distribuer les uniformes au personnel; gestion des pièces de rechange; organiser des séances de couture pour les ajustements finaux des uniformes d'hôtesse / formels
  • Soutenir l'équipe de gestion du site dans le processus de transfert et de restitution des sites, principalement en ce qui concerne les clés et le mobilier existant dans le stade
  • Assurer la liaison avec les hôtels locaux du personnel de l'UEFA en ce qui concerne les procédures d'enregistrement et de départ, demander des arrivées et des départs anticipés / tardifs et des dispositions de stationnement pour les véhicules; travailler en étroite collaboration avec l'équipe principale des Services centraux de l'UEFA concernant les listes de chambres, les exigences supplémentaires en matière de salles et les demandes de changement
  • Superviser les déplacements quotidiens du personnel entre l'hôtel et le lieu; selon les besoins de l'hôtel, fournir 1) des informations sur les itinéraires à pied et des cartes et / ou, 2) des détails sur les itinéraires et les horaires des transports en commun, et la distribution des billets et / ou, 3) la supervision des navettes et les horaires du personnel
  • Superviser la livraison et l'utilisation des véhicules de la piscine du site; signe pour les véhicules à l'arrivée; gérer le système de réservation de véhicules; tenir un journal des dommages / pièces manquantes de la livraison au retour; s'assurer que tous les conducteurs ont lu et compris la politique de la flotte et les documents pertinents
  • Conduire les véhicules du pool logistique du site pour transférer le personnel de l'hôtel au site et faire les courses essentielles dans la région, comme acheter des articles avec la petite caisse et mettre à jour les informations sur les tableaux d'affichage de l'UEFA dans les hôtels
  • Gérer le processus de petite caisse / carte de crédit du site; organiser l'achat et la distribution d'articles essentiels de dernière minute pour les projets basés sur les sites; tenir des registres précis des dépenses
  • Mettre en place des stations de pause pour le personnel; installer et entretenir des machines à café, des réfrigérateurs et tout autre équipement pour fournir des boissons chaudes et froides et des collations au personnel; ordre des réapprovisionnements; s'assurer que les zones sont maintenues propres et réapprovisionnées
  • Distribuez des cadeaux et des cadeaux, travaillez en étroite collaboration avec l'équipe centrale de production de la marque de l'UEFA pour gérer le processus
  • Utilisez FAME, la base de données contenant le plan d'effectifs de l'EURO 2020, pour créer des rapports afin de communiquer des détails sur les arrivées / départs quotidiens du personnel, les effectifs par site un jour donné, les listes de chambres d'hôtel, etc. à partager lors des réunions quotidiennes de gestion des sites.
  • Veiller à ce que les nouveaux arrivants de personnel, basés à long terme sur le site, soient présentés aux membres clés de l'équipe, montrés autour du site et dans leur espace de travail, et reçoivent des fiches d'informations sur l'arrivée (préparées par l'équipe de logistique du site) contenant les informations essentielles pour le travail et rester dans la ville hôte
  • Faire appel à une buanderie locale pour le personnel
  • Superviser les responsabilités générales du bureau, y compris le dépannage; effectuer des tâches administratives telles que le classement, la photocopie et la création de documents
  • Participer à la formation des Assistants Logistiques et des Volontaires sur site, en compilant leurs horaires respectifs et en surveillant leur travail
  • Soutenir l'équipe de livraison et d'entrepôt des sites avec les livraisons de courrier et de messagerie
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de logistique de diffusion, basée dans l'enceinte de diffusion, et l'équipe de livraison et d'entrepôt sur site, basée au point logistique et l'enceinte logistique, avec les services de personnel, les livraisons et le stockage appropriés
  • Rapports réguliers conformément aux exigences de l'UEFA EURO 2020 et suivre les processus administratifs requis en tant que chef d'équipe

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et, en fonction des exigences spécifiques de chaque site, peut inclure des responsabilités supplémentaires. Les coordonnateurs de la logistique des sites doivent être prêts à prendre la tête de certains points.

Profil du candidat retenu

Exigences indispensables

  • Maîtrise complète de l'anglais (oral et écrit) et de la langue locale du lieu
  • Bonne connaissance pratique de Microsoft Office et des bases de données d'événements
  • Un à trois ans d’expérience dans un poste similaire
  • Bonnes capacités d'organisation et de gestion du temps
  • Capable de travailler avec précision sous pression et de rester calme dans des situations occupées et potentiellement stressantes
  • Heureux et capable de travailler des heures irrégulières au besoin; y compris tôt le matin, tard le soir, jours fériés et travail le week-end
  • Connaissance de la ville hôte de l'EURO 2020 et de ses environs
  • Conducteur confiant et prudent avec un permis de conduire valide (pour conduire des véhicules de piscine sur site)

Exigences supplémentaires

  • Expérience antérieure de travail ou de bénévolat dans un environnement commercial multiculturel un avantage
  • Confiance pour entreprendre ses propres projets et superviser des assistants et des bénévoles
  • Capable d'assimiler rapidement les informations des feuilles de calcul et des tableaux
  • Pas découragé par une charge de travail exigeante
  • Aime travailler en équipe
  • Engagement envers le projet et l'équipe pendant toute la période

** En raison du volume élevé de candidatures, nous ne pourrons contacter que les candidats qui seront présélectionnés pour un entretien **